Priimaan julkaistiin huhtikuun päivityksessä dynaamiset ryhmät, jotka mahdollistavat monipuolisesti erilaisia oppimispolkuja ja prosesseja. 

Niin sanottu tavallinen eli manuaalisesti luotava ryhmä muodostetaan valitsemalla ryhmään joukko käyttäjiä. Monissa tilanteissa tämä on oivallinen tapa kohdentaa verkko-opetusta halutuille henkilöille, mutta eikö olisi kätevää muodostaa välillä ryhmät automaattisesti?

Dynaamisen ryhmän ideana on määritellä, millä ominaisuuksilla ryhmään liitytään ja kuulutaan sekä millä perusteilla ryhmästä poistutaan. Dynaamisten ryhmien avulla voidaan organisoida verkko-oppimista joustavasti esimerkiksi toimenkuvan vaihtuessa tai uuden työntekijän perehdytyksen käynnistyessä.

Kohdentamista käyttäjätietojen avulla

Dynaamisen ryhmän käyttötapoja voi parhaiten avata muutamilla esimerkeillä. Hyvänä käytännön esimerkkinä toimii tilanne, jossa oppimisympäristössä halutaan kohdentaa oppimista käyttäjätiedon perusteella samankaltaisissa tehtävissä työskenteleville. 

Kun organisaatio Yritys A:ssa on otettu käyttöön henkilöiden ryhmittelyyn tietokenttiä, joiden avulla käyttäjiä voidaan ryhmitellä ja saada hyödyllisiä raportteja, näitä tietokenttiä voidaan hyödyntää monin tavoin. Käytössä voisivat olla esimerkiksi seuraavat henkilöön liittyvät tiedot:

Paikkakunta: Oulu / Tampere / Helsinki / Jyväskylä
Toimenkuva: Johtotehtävät / Myynti ja markkinointi / Tuotekehitys / Asiakaspalvelu
Vastuualue: Tuote A / Tuote B / Tuote C

Ylläpitämällä käyttäjätietoja ja dynaamisia ryhmiä Yritys A voi automatisoida helposti kurssien kohdentamista oikeille henkilöille. Tässä esimerkissä Yritys A tarjoaa henkilöstölleen tietyt verkkokurssit, jotka kaikkien sen kohderyhmään kuuluvien tulee aina suorittaa. Yksi kursseista on Opi Tuote C:n hyväksi asiakaspalvelijaksi, johon on koottu kaikki olennainen tieto Tuote C:n asiakaspalvelutehtävissä toimiville henkilöille. Kurssin kohdentamista varten perustetaan dynaaminen ryhmä, johon asetetaan seuraavat ehdot jäsenyydelle:

Toimenkuva: Asiakaspalvelu
Vastuualue: Tuote C

Tämä dynaaminen ryhmä liitetään jäseneksi kurssille Opi Tuote C:n hyväksi asiakaspalvelijaksi. Ryhmään lisätään nyt automaattisesti kaikki ne henkilöt, joiden toimenkuva on Asiakaspalvelu ja vastuualue Tuote C. Jatkossa ryhmän kokoonpano muuttuu automaattisesti käyttäjätietojen mukaan. 

Jos työntekijän toimenkuva vaihtuu ja hänen käyttäjätietonsa vastaavat tietyn dynaamisen ryhmän muodostamisperustetta, hänet liitetään automaattisesti ryhmään. Samoin ryhmän kokoonpano päivittyy automaattisesti, jos yrityksen asiakaspalveluun tulee uusi työntekijä, jonka vastuualueena on Tuote C. Kun käyttäjä on lisätty Priima-oppimisympäristöön, hän saa heti automaattisesti pääsyn kurssille Opi Tuote C:n hyväksi asiakaspalvelijaksi. Vastaavasti, jos taas aiemmin asiakaspalvelussa toimineen henkilön toimenkuva muuttuu ja hänen henkilötietojaan päivitetään, hän poistuu ryhmästä ja samalla myös kurssilta.

Opintopolun muotoileminen dynaamisesti

Joskus voi olla tarpeen määritellä verkko-opintojen suorittamista tiettyyn järjestykseen. Dynaamisilla ryhmillä on mahdollista säädellä kurssien suorittamisjärjestystä käyttämällä ryhmän jäsenyysehtona halutun kurssin suoritusta. 

Yrityksessä A halutaan myyntitehtävissä toimivien henkilöiden käyvän läpi joukon koulutuksia tietyssä järjestyksessä. Ensin heidän halutaan perehtyvän yrityksen tuotevalikoimaan kurssilla Tuotteet tutuiksi. Sen jälkeen heidän retorista ammattitaitoaan kohennetaan Viritä myyntipuhe kuntoon -kurssilla ja lopuksi he perehtyvät tuotteiden hinnoitteluun Näin hinnoittelen houkuttelevasti -kurssilla.

Kurssikokonaisuuden hallinnointia varten Yritys A perustaa Priima-ympäristöönsä kaksi dynaamista ryhmää seuraavilla jäsenyysehdoilla:

Myyntipuhekurssille jäseneksi -ryhmä
Toimenkuva: Myynti ja markkinointi
Kurssi suoritettu: Tuotteet tutuiksi

Ryhmään liitetään heti ne käyttäjät, joilla nämä ehdot täsmäävät. Ryhmä liitetään jäseneksi kurssille Viritä myyntipuhe kuntoon. 

Jatkossa ryhmään ja ryhmäjäsenyyden kautta kurssille liittyvät automaattisesti aina toimenkuvaan Myynti ja markkinointi kuuluvat käyttäjät, jotka ovat suorittaneet kurssin Tuotteet tutuiksi.

Jotta kurssien ketjutus toimii suunnitellulla tavalla, tehdään myös toinen dynaaminen ryhmä seuraavilla jäsenyysehdoilla:

Hinnoittelukurssille jäseneksi -ryhmä
Toimenkuva: Myynti ja markkinointi
Kurssi suoritettu: Viritä myyntipuhe kuntoon

Näin automatisoitu polku täydentyy uudella vaiheella ja käyttäjien siirtyminen kurssilta seuraavalle toimii automaattisesti.

Dynaamisten ryhmien käyttöä kannattaa suunnitella etukäteen, jolloin opintopolun toteuttaminen Priimaan on nopeaa suunnitelman pohjalta. Ryhmien kuvaava nimeäminen sekä kuvaustekstien hyödyntäminen tehostaa myös niiden käytöstä viestimistä, jos hallinnoijia Priima-ympäristössä on useita. Dynaamisten ryhmien avulla voidaan säästää aikaa ja vaivaa automatisoimalla koulutustarjontaan liittyviä prosesseja.

Terveisin,
Ville, Henna-Riikka & Priima-tiimi

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *